广东外语艺术职业学院信息学院教学秘书岗位工作职责（试行）

教学秘书主要任务是协助信息学院领导做好教学运行及学生学籍管理工作，教学秘书在业务上接受信息学院和学院教务处的双重领导。

一、开学前和学期末的教学准备工作

1.负责新学期校历的领取和分发。

2.负责与教材部门联系新学期的本院教材征订工作，及时准确填报预订教材的清单交教材管理部门；及时通知教师和学生领取教材。

3.开学前协助辅导员组织学生注册，填写学籍信息表。

4.开学前负责向任课教师提供学生名单表，通知教师上课时间和地点。

5.学期末负责通知本院学生上网选公共选修课，并协助教务处做好选课安排。

6.学期末向教务处提供编排好的本院新学期课程表，开学前将确定的新课程表发送师生。

7.将本院不及格学生名单报教务处，并注明补考或缓考。

二、教学活动的协调与管理

1.协助学院领导检查教学计划执行情况。

2.根据各专业教学计划，协助教务处做好下学期各年级的开课计划，严格按照教务处规定的时间将下学期的教学任务下达教师并上报教务处，负责此项工作的报表填写、校对、收发、汇总。

3.维护本院正常教学秩序，了解本院上课的情况，及时将教学过程中的突发问题上报学院领导，按规定为教师办理停课、调课和补课手续（负责通知处室、班级）。

4.协助学院院长，在学期中期上报下学期本院（部）任选课的开设计划，并负责收齐任选课的课程简介、教学大纲、授课进度表交教务处。

三、考试的协调与成绩管理

1.协助教务处做好各类考试的考务工作。

2.审查学生考试资格，办理缓考手续。

3.将教务处批准的考试安排通知有关的师生。

4.收齐本院学生考试、考核成绩原始报表及登录卡，并按教务处有关规定如实登录本院学生成绩总表。对无授课教师和学院领导签字的原始成绩报表，教学秘书应予以拒收。对不符合教务处成绩登录规定的报表和未注明原因的空白成绩项，教学秘书应及时通知院长。

5.凭院长签字批准的《成绩变更通知书》更改已上报的成绩，并将通知书附在成绩总表后面。教学秘书不得受理教师个人更改已上报成绩的要求。

6.院教学秘书及时与基础部教学秘书协商，负责汇总学生公共课程各科成绩总表，在开学后五天内上报教务处。

7.教学秘书在开学期初，及时与基础部教学秘书协商，并负责与教务处联系安排公共课程补考日程；汇总《学生补考证》，做好公共课程补考成绩汇总和登记。

8.学期初教学秘书将《学生补考证》送达学生个人；及时通知学生补考的时间和地点；汇总学生补考成绩，在补考结束后五天内上报教务处。

9.负责本院毕业班学生成绩单的分发工作。

10.协助教务处做好省厅组织的各类统考统测工作，包括报名收费、审核考生名单、落实监考人员、布置考场等。

四、学生的学籍管理

1.负责统计本院学生的注册情况，完成与学生升级、留级、休学、退学、复学、转学等有关的审核统计工作和学生奖惩的审报、登记、通知、存档等工作，并将以上资料全部汇总一份交由辅导员保管，每年九月上旬将上学年学籍变动情况上报教务处。

2.编制应届毕业生毕业资格名册，并上报、审核和存档。

3.负责办理选修、重修、辅修、双专业、旁听、进修等手续。

五、其他工作

1．负责本单位教学档案的整理保管工作。含教学文件、教务档案、教师业务档案、学生学习档案和学生考试答卷等（即各专业教学计划、教学大纲、授课进度表、教师任课表、教学工作总结、教学质量调查表、学生的成绩表、鉴定表等），并按规定时间将有关档案材料移交给学院综合档案室。

2．汇总本单位《学生出勤周报表》、《教师出勤月报表》，并按有关规定，将违纪情况及院（部）处理意见及时上报教务处。

3．将经过公示和核实的本系教师工作量报送教务处审核。

4．协助教务处开展教师教学质量评估工作。完成主管领导委托的与教学相关的其它任务。

5．熟悉各种教务工作的管理系统，实行计算机规范化教务管理。